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El mejor software de contabilidad para autónomos

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El mejor software de contabilidad empresarial para los autónomos, es fácil de usar, asequible y lo suficientemente potente como para proporcionar la funcionalidad que necesita para administrar su negocio de manera eficiente.

Existen numerosas buenas opciones en el mercado para autónomos, pero tres están por encima del resto en términos de funcionalidad, facilidad de uso y asequibilidad.

Debajo de nuestras mejores opciones, le mostraremos cómo elegir el mejor software de contabilidad independiente para su pequeña empresa única.

FreshBooks fue creado para autónomos. Literalmente. La compañía comenzó como un software de facturación y seguimiento del tiempo para autónomos y desde entonces se ha convertido en un poderoso software de contabilidad para autónomos, propietarios únicos e incluso algunas empresas más pequeñas y grandes.

FreshBooks le permite realizar un seguimiento de sus gastos y marcarlos como facturables, facturar y cobrar los pagos de sus clientes y, con la integración de MileIQ, realizar un seguimiento e importar fácilmente sus gastos de kilometraje. Dado que FreshBooks se conecta directamente a sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, no tendrá que perder tiempo ingresando datos, y puede estar razonablemente seguro de la exactitud de sus datos si revisa cuidadosamente los feeds de su banco.

Los trabajadores autónomos ocupados no tienen tiempo para atascarse en problemas técnicos o leer páginas de preguntas frecuentes en línea para descubrir cómo usar su software de contabilidad. FreshBooks comprende esto y cuenta con un excelente equipo de atención al cliente que responde rápidamente a las consultas de los usuarios. Aunque el soporte se proporciona por correo electrónico, no tendrá que esperar días para recibir una respuesta; a menudo, puede obtener una respuesta a su pregunta en una hora.

Al igual que la siguiente opción en esta lista, FreshBooks no proporciona un presupuesto, aunque proporciona una plantilla si necesita crear una. De hecho, FreshBooks recomienda buscar la ayuda de un contador si necesita tener un presupuesto. Pero es probable que no necesite este documento a menos que su negocio crezca más allá de la etapa de autónomo.

En cuanto a los precios, FreshBooks comienza en $ 15 por mes, aunque es probable que pronto deba actualizar al plan de $ 25 por mes. Cualquier aplicación adicional que necesite, como MileIQ, aumentará su inversión mensual. Sin embargo, solo por tiempo limitado, FreshBooks ofrece un descuento del 60% durante seis meses en los planes Lite, Plus y Premium cuando los nuevos usuarios se saltan el período de prueba gratuito de 30 días y eligen comprar ahora.

QuickBooks autónomos: lo mejor

Con más de 2 millones de usuarios en todo el mundo, QuickBooks en línea es el nombre familiar en la contabilidad de pequeñas empresas. El producto QuickBooks Self-Employed de Intuit ha ido ganando impulso desde que se introdujo por primera vez en 2015, ofreciendo una solución de contabilidad simple para autónomos y otras pequeñas empresas.

QuickBooks Self-Employed tiene muchas características útiles, que incluyen:

  • Una aplicación para teléfono y fácil de usar

  • La capacidad de separar los gastos comerciales y personales directamente en la aplicación.

  • Seguimiento automático de kilometraje

  • Facturación simple, incluida la capacidad de activar pagos en línea

  • Una función de captura de recibos, para que pueda eliminar los recibos en papel

  • Cálculos de impuestos estimados trimestrales

  • La capacidad de colaborar con su contador.

QuickBooks Self Employed tiene dos opciones de precios. Su opción principal, que incluye todas las funciones enumeradas anteriormente, cuesta $ 10 por mes. Por $ 7 adicionales al mes, puede agregar el paquete TurboTax. Este paquete le permite pagar impuestos estimados trimestrales en línea, exportar información del Anexo C a TurboTax y presentar una declaración de impuestos estatal y federal a través de TurboTax todos los años.

A pesar de lo maravilloso que es QuickBooks Self Employed, tiene un defecto importante: no puede cambiarse a QuickBooks Online si su negocio supera el modelo de negocio independiente. Si necesita actualizar a una solución QuickBooks más sólida, deberá iniciar una suscripción QuickBooks completamente nueva y comenzar su archivo de contabilidad desde cero.

QuickBooks Online Simple Start: el mejor

Anteriormente, se decía que los autónomos realmente no necesitan un presupuesto, y esto es cierto desde la perspectiva de la gestión empresarial y fiscal. Sin embargo, la mayoría de los contables y tenedores de libros no estarán de acuerdo con esto, y por una muy buena razón.

Si bien es posible que no tenga muchos activos fijos o pasivos y es posible que no esté generando capital en su negocio, un balance general sigue siendo fundamental para mantenerse al tanto de sus finanzas. Sin uno, no hay forma de garantizar que sus libros sean precisos. Pero está cubierto por QuickBooks Online Simple Start, que proporciona un presupuesto.

Esta opción de software ofrece a los autónomos la facilidad de uso de QuickBooks Self Employed y el poder de QuickBooks Online, por una inversión muy asequible de $ 20 al mes.

Es cierto que QuickBooks Online Simple Start no tiene la opción de paquete de impuestos disponible en QuickBooks Self Employed y no tiene una función de seguimiento de kilometraje a bordo. Sin embargo, compensa con creces estas "deficiencias" en la funcionalidad general y su capacidad para crecer con su negocio. Con QuickBooks Online Simple Start, los autónomos obtienen una solución completa de contabilidad y contabilidad con una función de conciliación bancaria, que es algo que tanto FreshBooks como QuickBooks Self Employed no tienen.

¿Por qué es tan importante la función de reconciliación?

Conciliar sus cuentas mensualmente lo ayuda a asegurarse de que sus libros sean precisos, lo que le permite ahorrar cientos de dólares al año en impuestos y multas. Por eso, un presupuesto es importante para todas las empresas, independientemente de su tamaño y estructura. Sin él, no hay forma real de conciliar, dejando la contabilidad abierta a errores potencialmente costosos.

Además, QuickBooks Online Simple Start puede evolucionar con su negocio si supera el modelo de negocio autónomo, ya que puede actualizar fácilmente desde QuickBooks Online Simple Start a QuickBooks Online Essentials o Plus. Y, como es el caso de QuickBooks Self Employed, puede fácilmente colabore con su contador o contable.

Lo que necesitan los autónomos de su software de contabilidad

Los autónomos tienen que pasar por muchos de los mismos procesos que otras pequeñas empresas, como establecer una LLC y comprar un seguro de responsabilidad para ellos y sus negocios. Pero los autónomos también tienen necesidades que muchas otras pequeñas empresas no tienen y necesitan un software de contabilidad con las capacidades adecuadas.

Como autónomo, busque un software de contabilidad que tenga al menos las siguientes características:

1. Gastos facturables: Aunque los autónomos tienen algunos costos generales, muchos de los gastos de un autónomo son facturables a sus clientes, lo que significa que su software de contabilidad autónomo debe poder no solo registrar los gastos, sino también incluirlos fácilmente en las facturas que puede enviar a sus clientes. También debe permitirle incrementar esos gastos para asegurar su rentabilidad.

2. Seguimiento de kilometraje: Todas las pequeñas empresas pueden beneficiarse de mantener un registro de millas si el propietario utiliza un vehículo personal para el negocio. Pero, al igual que con los gastos facturables, es posible que los autónomos necesiten realizar un seguimiento de su kilometraje para la facturación. Su software de contabilidad independiente debe tener un rastreador de kilometraje incorporado o ser capaz de integrarse fácilmente con uno.

3. Facturación al cliente: Muchas pequeñas empresas basadas en servicios se han alejado de la facturación por trabajo a favor de precios fijos o un modelo de suscripción. Los autónomos son la excepción a esta regla. Desea asegurarse de que su software de contabilidad sea compatible con la facturación del cliente, así como una manera fácil para que sus clientes le paguen.

4. Cuentas bancarias mixtas: Es una buena práctica separar las finanzas corporativas y personales. Pero si su negocio independiente es muy pequeño, un ajetreo menor o si recién está comenzando, es posible que no desee abrir cuentas bancarias y de tarjetas de crédito separadas de inmediato. Independientemente de su tamaño, sin embargo, usted sigue siendo responsable de los impuestos de su negocio independiente, por lo que necesita una forma de delinear claramente entre su negocio y los gastos personales. El software de contabilidad adecuado para su negocio autónomo lo ayudará a hacer esto con facilidad.

Lo que los autónomos no necesitan de su software de contabilidad

La mayoría de las pequeñas empresas requieren balances y declaraciones de pérdidas y ganancias para controlar con precisión sus finanzas y proyectar su crecimiento. El primer documento muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. El segundo muestra los ingresos y gastos de la empresa y se puede utilizar para la preparación de impuestos.

Pero aquí es donde los autónomos se desvían de la norma. Estrictamente hablando, los autónomos no necesitan mantener un presupuesto. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, los autónomos no tienen activos fijos que monitorear y la deuda corporativa es mínima. Por lo general, los autónomos no buscan generar capital en sus negocios, sino que optan por utilizar todos sus ingresos como autónomos para mantener su estilo de vida o proporcionar ingresos "adicionales" para su familia.

Por lo tanto, la mayoría de los autónomos manejan bien su negocio con solo una cuenta de pérdidas y ganancias y no necesariamente necesitan un software de contabilidad que realice un seguimiento de los presupuestos.

Sin embargo, mantener un presupuesto es una forma de asegurarse de que sus libros sean precisos, y algún software (como QuickBooks Online) se encargará de esto automáticamente.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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